Impactul unui soft ERP în activitatea companiei

Decizia de achiziție a unui soft ERP sau de schimbare a acestuia trebuie analizată foarte bine. Pentru acest lucru este necesară o pregătire a organizației, atât a fiecărui utilizator care trebuie să înțeleagă utilitatea soft-ului, cât și a managementului care să prezinte în detaliu fiecare proces desfășurat de companie pentru a configura soft-ul în cazul apariţiei situațiilor particulare.
În cazul companiilor care nu au folosit un sistem ERP procesul de implementare este de durată și cu riscuri mai mari. Este necesară implicarea tuturor persoanelor în acest proiect, iar fiecare etapă de dezvoltare trebuie analizată, prezentate beneficiile, dar și situațiile care pot genera blocarea unor procese interne.
Trebuie avut în vedere că un sistem ERP presupune lucrul concomitent,  fiecare utilizator având contribuţia lui când se vor analiza procesele pe baza datelor operate.
Implementarea unui soft ERP este un proiect complex, ce aduce şi multe beneficii. Nu costul unui soft sau brand-ul determină o implementare corectă, ci implicarea organizației, o prezentare corectă a cerințelor și prevederea tuturor situațiilor posibile.

Când achiziţionăm un astfel de soft dorim să obţinem următoarele:
1. Rapoarte în timp real cu informaţii corecte şi complete. Sunt companii care au diferite sisteme de raportare, care nu au un mod de verificare a informaţiilor. Verificarea lor presupune timpi care pot întârzia prezentarea rapoartelor, conducând la diminuarea relevanţei lor.  

Un soft ERP va gestiona elementele de cheltuială, centrele de cost şi va distribui către fiecare departament informații corecte, atât la nivelul stocurilor, cât și al proceselor viitoare.  Un alt beneficiu este acela că nu va mai fi necesară operarea în mai multe soft-uri dedicate fiecărei ramuri de activitate, în acest fel eliminând timpii pierduţi de operatori şi având avantajul centralizării informaţiilor şi accesul lor mai rapid. În cazul în care soft-urile pot comunica între ele prin schimb de fişiere este bine să păstrăm utilizarea lor deoarece nu va trebui să mai formăm angajații sau să obișnuim managerii cu alt mod de raportare.

2. Crearea fluxurilor în organizație.  Comunicarea între departamente necesită o îmbunătăţire continuă în fiecare organizaţie. Implementarea unui ERP vine cu beneficii pentru fiecare utilizator (raportări rapide, control al gestiunilor, informații în timp real). Managementul îşi va organiza procesele interne pentru a le îmbunătăți continuu și în timp vor apărea diferite fluxuri care vor optimiza activitatea (aprovizionare - necesar de aprovizionare - solicitare oferte - comandă - recepţia mărfii).

3. Implementarea bugetelor de venituri şi cheltuieli în ERP va duce la crearea avertizărilor necesare managerilor pentru încadrarea în limitele bugetelor prin raportări intermediare care le vor permite luarea deciziilor în timp util.