Bugetul de venituri şi cheltuieli – piatra de sprijin a dezvoltării companiei
Orice companiei trebuie condusă după un set de regulementări interne. Acestea sunt date de structura organizaţională de unde reies responsabilii de departamente și care îi ghidează pe angajați să cunoască modul de raportare din activitatea de zi cu zi. Această structură este dublată de un regulament intern care prezintă în detaliu responsabilitățile, drepturile şi obligaţiile personalului în companie. În urma acestui proces de organizare ar trebui să se delege de către directorul general, atribuțiile către șefii de departamente. Din păcate aici apar principalele probleme care conduc la dezechilibre în companie. Lipsa unui sistem de raportare care să responsabilizeze șefii de departamente conduce la încărcarea directorului general cu sarcini multiple, deoarece consideră că doar el poate controla procesele mari din companie. Sunt cazuri în care primește raportări informale de la subordonați , raportări care de multe ori sunt incomplete. Fiecare proces necesită o analiză în detaliu pentru a identifica fiecare element de cost. Această analiză duce în timp la perfecţionarea activității, care va determina o standardizare a proceselor. Acest aspect este unul din cele mai importante deoarece trebuie să ghidăm resursele companiei către procese care duc la crearea unor produse cu valoare adăugată și trebuie să le facem profitabile pe cele care nu au marjă pozitivă.
Bugetul de venituri și cheltuieli este instrumentul care da încredere directorului general că direcția în care se îndreaptă compania este cea corectă. Acest instrument îi permite să urmărească activitatea fiecărui departament și îl va ajuta să ia decizii de dezvoltare a companiei analizând necesitățile fiecărui departament, dar și beneficiile ulterioare.
Construcția bugetului are în vedere descentralizarea activităților astfel încât să ducă la un grad de încărcare al activităţii angajaților care să permită obţinerea rezultatelor dorite.
Un aspect important în companie este analiza departamentelor suport (administrația generală, contabilitatea, mentenanța , distribuția, depozitarea). În majoritatea cazurilor ele nu aduc venituri direct și sunt doar centre de cheltuieli, din acest motiv trebuie să analizăm următoarele aspecte:
1. Analiza activității departamentelor și repartizarea costurilor către produsele finale astfel încât să obţinem o analiză full costing (în costul produsului vom avea: cheltuieli directe, cheltuieli indirecte şi cheltuieli ale departamentelor suport). Scopul principal este acela de a cunoaște costul fiecărui produs obținut luând în calcul toate elementele, acest lucru conducând la o analiză a impactului fiecărei activități în profitul companiei.
2. Fiecare departament suport trebuie să ofere servicii de calitate departamentelor partenere. Astfel avem nevoie să cunoaștem costul fiecărui proces intern pentru că ele vor afecta lanțul de producţie. Trebuie să avem în vedere beneficiile aduse, dacă departamentele sunt din companie sau sunt furnizori externi, și nu în ultimul rând cât influenţează aceste procese marja finală a fiecărui produs.
Pentru o construcție corectă a unui buget de venituri şi cheltuieli trebuie să avem o analiză cât mai detaliată a companiei și să luăm în calcul toate elementele care apar în fiecare proces , să găsim soluții de îmbunătăţire a acestora și, nu în ultimul rând, prin intermediul acestui instrument să remunerăm în mod corect angajații, ceea ce va conduce la implicarea lor în dezvoltarea companiei.
Bugetul de venituri şi cheltuieli este un instrument necesar pentru ca informațiile să ne permită luarea deciziilor corecte în timp real și să diminuăm impactul schimbările externe care pot afecta activitatea. Fiecare modificare trebuie să conducă la o analiză rapidă şi corectă în urma căreia să luăm deciziile cele mai bune care să aducă un impact pozitiv asupra rezultatelor companiei .
