Analiza corectă a proceselor desfăşurate de companie
Identificarea şi îmbunătăţirea continuă a proceselor este o strategie esenţială a oricărei afaceri care îşi desfăşoară activitatea pe o piaţă concurenţială.
Orientarea spre rezultate bune a companiei se poate face prin abordarea bazată pe proces în scopul maximizării valorii adăugate şi optimizării activităţii. Concret, aceste premise sunt puse în practică prin stabilirea obiectivelor şi adoptarea strategiilor adecvate care pot duce la atingerea ţintelor companiei.
Identificarea fluxului de creare a valorii adăugate este un prim pas în cadrul companiei, fluxul fiind definit ca sumă a activităţilor cheie ce duc la realizarea unui produs sau serviciu. Pentru definirea clară a acestora este necesară identificarea tuturor proceselor din cadrul companiei: procesele directe de creare a valorii adăugate, procesele care sprijină departamentele organizaţiei şi procesele de management.
Procesele de creare a valorii sunt cele care sunt direct observate şi cele care stau la baza organizaţională a companiei. Procesele suport sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii de bază, iar procesele de management sunt cele care duc la îmbunătăţirea continuă a proceselor de creare a valorii.
În mod obişnuit accentul conducerii companiei se pune pe departament, însă în realitate procesele nu se limitează la un singur departament , de aceea este necesară numirea unui responsabil de proces care să urmărească, să documenteze şi să îmbunătăţească procesul de la idee şi până la materializarea acestuia într-un produs sau serviciu cu toate documentele ce îl însoţesc şi cu traseul optim de urmat.
Definirea proceselor în mod corect duce la realizarea unei hărţi a companiei, harta care ne indică cât de sinuoase sau line sunt procesele companiei. Imaginaţi-vă un drum de munte, cu suişuri, coborâşuri , serpentine, drum care întradevăr ne duce acolo unde dorim. Dar cu ce efort? Şi acum să ne gândim la o autostradă , dreaptă, lină, de mare viteză. Care este satisfacţia de a ajunge la destinaţie?
Astfel trebuie să gândim şi procesele. Din acest motiv, procesul trebuie vizualizat de la început până la sfârşit şi un responsabil trebuie să monitorizeze traseul acestuia şi să îl îmbunătăţească.
Procesele din cadrul organizaţiei nu trebuie privite doar din punct de vedere al simplificării activităţii, definirea, redefinirea şi îmbunătăţirea acestora este strâns legată de costuri. Un proces care duce după sine un cost (costul poate fi de timp, spaţiu sau capital) mare (sau mai mare după ce l-am redefinit) nu este un proces corect.
Procesele sunt şi acei conductori de costuri, costuri care ne pot face mai performanţi sau nu.
Multe companii nu conştientizează acest flux de procese şi consideră că obiectivul companiei este acela de a realiza produsul sau serviciul, însă, din practică, observăm că o astfel de abordare care face din crearea produsului sau serviciului un scop duce la îngreunarea activităţii. Scopul companiei trebui să fie acela de a crea valoare într-un mod sănătos, fără parcurgerea mai multor drumuri dacă nu este absolut necesar, fără a îngreuna aparatul managerial.
În concluzie, o companie care este conştientă de piaţa în care îşi desfăşoară activitatea şi care are obiective clare de performanţă, trebuie să gândească întreaga activitate prin prisma unei “hărţi” de procese, o hartă simplă cu puţine intersecţii mari şi întortocheate, cu reguli clare, o hartă care se îmbunătăţeşte continuu.
